Excel est l’outil numéro 1 pour nous faire gagner du temps au quotidien pour de nombreuses tâches administratives. Cela tombe bien! Le problème n°1 en entreprise est le manque de temps. Être autonome dans Excel offre donc une solution dont chaque entreprise à besoin.
Néanmoins, force est de constater qu’Excel est très largement sous-utilisé. Je constate, au quotidien, que même des personnes qui utilisent Excel quasiment en permanence manquent cruellement d’efficacité au quotidien.
Mais, en définitive, combien de temps faut-il pour devenir autonome dans Excel? Par « autonome », j’entends, d’une part, que l’utilisateur connaît les fonctionnalités incontournables et, d’autre part, qu’il est en mesure de mettre tout cela en application le plus rapidement possible.
L’autonomie est accessible pour tout le monde
Tout d’abord, je tiens à l’affirmer: tout le monde peut devenir autonome dans Excel. En effet, il n’est pas nécessaire d’être un « esprit supérieur » ni d’avoir des « qualifications au-dessus de la moyenne ». Chacun est en mesure de tout comprendre dans Excel. L’apprentissage sera plus aisé pour les personnes disposant un bon esprit logique. Les autres compenseront par un peu plus de travail pour y arriver.
Tous les chemins mènent à Rome
Ensuite, je voudrais vous expliquer qu’il n’y a pas une seule méthode universelle pour apprendre à utiliser Excel. Généralement, chacun suit son propre chemin et, comme on dit: « tous les chemins mènent à Rome ». Il est cependant évident que certains chemin sont plus longs que d’autres.
De quelques mois à de nombreuses années
Dans la pratique, je constate que les utilisateurs prennent de quelques mois à de nombreuses années pour devenir autonomes. Je vous avoue très honnêtement que, dans mon cas, cela m’a pris de nombreuses années. Cela veut donc dire concrètement que, pendant des années, j’ai littéralement gaspillé du temps au quotidien (et donc de l’argent pour mes employeurs). Tout ce temps bêtement perdu, j’aurais pu le consacrer aux clients, aux membres des équipes dont j’avais la responsabilité ou tout simplement à ma famille puisque j’aurais pu terminer certaines journées beaucoup plus tôt.
Les raisons de cette différence
Après avoir créé mon parcours de formation Excel, j’ai pris le temps d’analyser mon propre parcours et j’ai identifié 4 raisons à cet apprentissage particulièrement long.
- Je n’ai suivi aucune formation. Et pourtant, dans mon premier emploi, j’utilisais Excel toute la journée (je faisais de l’audit financier). On m’a juste montré quelques trucs et « tire ton plan ». D’un autre côté, à défaut d’une formation payée par mon employeur, j’aurais probablement du faire cette démarche à titre personnel.
- J’ai fait des mauvais choix. Je pensais, comme beaucoup, qu’il suffirait que je consomme du contenu gratuit (quelques vidéos youtube, questions sur des forums, etc.). Je n’avais pas conscience que, par défaut, ce choix allait fortement limiter mon évolution. En effet, comment voulez-vous effectuer une recherche sur une fonctionnalité spécifique si vous n’en connaissez même pas l’existence?
- Je n’étais plus conscience de mes propres limites. Un jour, j’ai découvert un peu par hasard une formule qui m’a permis de gagner environ 2 heures de travail par semaine. Après avoir chipoté pour la mettre en place (l’info que j’avais consultée n’étais pas super précise…), j’ai présenté le classeur à mon supérieur. Il lui a donné le nom de « tableau magique ». A ce moment, j’ai cru être devenu « un king d’Excel ». En réalité, lorsque je regarde ce qu’il me restait à apprendre, j’étais juste un ars « au-dessus de la moyenne ». Il y avait encore des choses basiques mais essentielles que je ne maîtrisais pas.
- Je n’ai eu personne pour me guider. Malheureusement, je n’ai pu compter que sur moi-même. Si j’avais au moins pu profiter de quelques conseils d’un expert, j’aurais été en mesure d’évoluer beaucoup plus rapidement. J’avais besoin qu’on m’indique ce que je devais absolument maîtriser et dans quel ordre apprendre ces différentes choses. Rien que cela aurait pu ma faire gagner des années d’apprentissage et donc me faire économiser des centaines d’heures de travail. Si, en plus, j’avais pu bénéficier d’un coaching particulier (questions-réponses, mises en situation, etc.), cela ne m’aurait pris que quelques mois voir quelques semaines.
En définitive, je suis convaincu que c’est surtout ce 4ème point qui m’a manqué. C’est la chose qui m’a le plus manqué.
Ne faites pas la même erreur que moi
Aujourd’hui, je tente de conscientiser les utilisateurs d’Excel: il est temps d’arrêter de gaspiller des centaines d’heure comme je l’ai fait. Je suis néanmoins conscient que je ne serai pas en mesure d’offrir un accompagnement à tout le monde.
Je propose donc, de temps à autres, des initiatives dont le but est de pouvoir au moins conseiller un maximum de monde. Chacun pourra déjà gagner un nombre incroyable d’heure si je peux « tracer le chemin » en expliquant, par exemple, quelles fonctionnalités apprendre et dans quel ordre.
A l’heure où j’écris ces lignes, je viens de finir de préparer un Master Class intitulé « Les 17 outils à maîtriser pour devenir autonome dans Excel ». Il se déroulera en LIVE (et en ligne) les 25 août 2021 à 10h et le 26 août 2021 à 19h30.
Les informations détaillées et les inscriptions sont accessibles à partir de la page suivante: https://www.formation-excel.be/excel-autonome
Pour être informé de mes initiatives futures similaires, je vous invite à me contacter en direct via la page de contact du site.