Quelle formation Excel choisir ?

Vous souhaitez faire évoluer vos compétences en Excel, ce programme de Microsoft qui s’est imposé comme LA référence de tableur ? C’est une excellente idée. Mais quelle formation Excel choisir ? Une formation gratuite ou une formation payante ? Comparons les deux méthodes.

Deux méthodes

Il existe deux façons de s’y prendre pour se former à Excel.

Formation autodidacte

Premièrement, la façon autodidacte. Cette méthode est la plus courante et c’est probablement comme cela que vous avez appris ce que vous connaissez actuellement. Vous avez probablement appris certaines choses vous-même en utilisant le programme. Certains collègues vous ont peut-être également appris quelques astuces pratiques. Par ailleurs, vous avez probablement vite découvert qu’Internet regorge de sites qui expliquent le fonctionnement d’Excel. Si vous vous demandez comment effectuer des tris dans vos tableaux, par exemple, vous pourrez trouver des articles ou des vidéos qui vous expliqueront en détail comment cela fonctionne.

Avantages

Cela présente deux avantages. D’une part, c’est la gratuité. D’autre part, c’est la possibilité de disposer de l’information immédiatement après avoir effectué une recherche rapide. En revanche, cette méthode présente de nombreux inconvénients.

Inconvénients

Vieilles informations

Le premier, c’est le caractère potentiellement « dépassé » de l’information. Vous pouvez en effet tomber sur une information relative à une ancienne version (avec une fonctionnalité qui a changé de nom par exemple) ou des explications relativement compliquées pour imbriquer deux fonctions alors que Excel propose une nouvelle fonction simple d’utilisation qui peut les remplacer avantageusement.

Cadre peu propice à l’apprentissage

Le deuxième inconvénient se situe au niveau du cadre. En effet, vous consultez probablement ces informations, et c’est logique, sur votre lieu de travail. Vous risquez donc d’être dérangé à de multiples reprises par des collègues ; ce qui ne facilite pas l’apprentissage. De plus, si ce temps n’est pas clairement identifié comme « temps de formation » par votre employeur, cela peut créer un écart entre ses attentes et vos prestations.

Manque de mise en application

Le troisième inconvénient est la difficulté de mettre en pratique. En effet, pour utiliser un classeur d’exercice relatif à une vidéo, vous devez fournir vos coordonnées. Dans la pratique, pour éviter de recevoir de nombreux mails, vous vous passez donc généralement de télécharger le fichier d’exercice. Vous êtes alors confronté à des difficultés accrues de mise en application ou à une perte de temps importante pour tenter de reproduire le classeur de la vidéo. Mais l’inconvénient principal est probablement le quatrième : le manque de connaissance. Comment se former sur une fonctionnalité qui pourrait vous être très utile si vous en ignorez l’existence ? J’en ai moi-même fait la délicate expérience par le passé lorsque je me suis rendu compte que je perdais plusieurs heures de travail chaque semaine faute de savoir qu’il existait une façon beaucoup plus efficace et rapide de procéder.

Finalement, bien que gratuite, cette méthode peut s’avérer très coûteuse. Elle est en effet beaucoup plus longue et vos compétences resteront limitées ; même si vous utilisez Excel depuis de nombreuses années. Tout le temps que vous perdez, faute de connaissances plus poussées, ne peut pas être consacré à des tâches à haute valeur ajoutée. Les tutoriels sont surtout utiles lorsque vous savez qu’une fonctionnalité ou une fonction existe mais que vous ne savez pas exactement comment vous en servir.

Les formations intra et inter-entreprises

Deuxièmement, il y a les formations intra et inter-entreprises. Commençons par aborder l’aspect financier qui est généralement la raison pour laquelle les utilisateurs ne se forment pas de cette manière. Une formation représente un investissement rentable dans la mesure où elle vous permettra immédiatement de gagner beaucoup de temps grâce à un apprentissage plus rapide. De plus, il est tout à fait possible de trouver des formations à un prix abordable. Les autres avantages et les éventuels inconvénients dépendront principalement du formateur que vous choisirez :

• Il est essentiel que le formateur tienne son programme à jour. Lorsqu’une nouvelle fonction ou un nouvel outil révolutionne l’utilisation d’Excel, il est essentiel que la formation soit adaptée en fonction.
• Le formateur doit pouvoir répondre assez rapidement à votre demande. Lorsqu’aucune date n’est programmée, il peut s’avérer compliqué de savoir si le formateur est en mesure de répondre à vos attentes en la matière. Si votre besoin est urgent, je vous suggère d’envisager de passer par un cours intra-entreprise. Ce sera plus coûteux qu’une formation inter-entreprise si vous êtes la seule personne à vous former mais cela vous offrira l’avantage de ne pas devoir attendre que le formateur ait suffisamment de demandes pour organiser la formation inter-entreprise. Le mieux est donc d’ouvrir le dialogue avec lui pour vous permettre de faire le choix le plus adapté à votre situation.
• La manière dont les cours sont structurés peut fortement influencer le résultat (voir partie « l’organisation des formations » ci-dessous.

Autre avantage d’une formation : le temps consacré à l’apprentissage est beaucoup plus productif que de visionner des vidéos depuis son poste de travail. Vous pouvez en effet vous isoler des « perturbations extérieures ». De plus, les échanges entre participants sont souvent une bonne source d’inspiration puisqu’ils aident à la mise en pratique

Enfin, les formations sont agrémentées d’exercices qui facilitent l’acquisition des compétences. Le formateur ou un autre participant peut vous aider si vous rencontrez des difficultés avec un exercice.

L’organisation des formations

Deux visions s’opposent en ce qui concerne l’organisation des modules de formation. D’un côté, il y a ceux qui organisent des modules thématiques. Exemples : formation sur les graphiques, formation sur la mise en forme, etc. D’autre part, il y a ceux qui proposent des modules par niveau de compétence. Chaque niveau requiert un certain nombre de prérequis. J’ai opté pour la deuxième formule. Je suis en effet convaincu qu’elle est plus efficace au niveau pédagogique. Je ne peux par exemple pas imaginer qu’une personne ne sachant pas la différence entre des références absolues, relatives et mixtes puisse démarrer une formation pour imbriquer des fonctions ou une formation relative à la mise en forme conditionnelle. Autre exemple : il serait contre-productif de vouloir suivre une formation sur les graphiques sans maîtriser les différentes options de mise en forme.

Que retenir ?

1. Investir dans une formation est rentable. Le temps que vous allez gagner va largement compenser le coût de la formation. Je vous recommande de suivre des formations organisées par niveau de compétence
2. Les différents tutoriels sur le web sont utiles en appoint; pour répondre à une question précise et « urgente ». Si vous souhaitez vous formez uniquement à l’aide de ces outils, cela vous prendra beaucoup plus de temps que via une formation structurée, pour un résultat moins efficace et donc un coût plus important pour votre entreprise.

Ma proposition

Mon programme de formation est composé de 4 niveaux. Vous pourrez consulter les différentes fiches de présentation en cliquant ici. Le contenu fera l’objet de mises à jour au fur et à mesure des changements apportés par Microsoft. J’organise ces formations par groupes de 5 à 10 personnes dans les locaux de Burogest à Loyers (Namur) dans le cadre de la Burogest Academy. Vous retrouverez les différentes dates programmées en cliquant ici. Prenez contact directement avec moi pour une formation intra-entreprise ou en cas d’urgence.

Pour terminer, sachez que je propose un test d’évaluation de vos compétences en Excel que vous pouvez réaliser gratuitement. Grâce à celui-ci, vous pourrez vous situer et identifier l’endroit où vous devez commencer votre parcours. Cliquez ici pour le réaliser.